ISO 9001: Wissensmanagement im Fokus

Einleitung

Die ISO 9001:2015 ist eine international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie legt fest, wie Unternehmen ihre Prozesse und Abläufe dokumentieren und optimieren sollen, um eine hohe Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Ein zentraler Bestandteil dieser Norm ist das Wissensmanagement. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Anforderungen der ISO 9001 im Bereich Wissensmanagement umsetzen können und welchen Mehrwert dies für Ihr Unternehmen bietet.

Was ist ISO 9001?

Die ISO 9001 ist eine Norm, die weltweit als Maßstab für Qualitätsmanagementsysteme gilt. Sie wurde von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) entwickelt und hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die aktuelle Version, ISO 9001:2015, legt besonderen Wert auf risikobasiertes Denken und kontinuierliche Verbesserung.

Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 umfasst alle Aspekte eines Unternehmens, von der Planung und Steuerung bis hin zur Überwachung und Verbesserung der Prozesse. Ziel ist es, eine konsistente Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.

Die Norm ist branchenübergreifend anwendbar und kann in Unternehmen jeder Größe implementiert werden. Sie bietet einen strukturierten Rahmen, der es ermöglicht, systematisch vorzugehen und die Anforderungen der Kunden sowie gesetzliche und regulatorische Vorgaben zu erfüllen.

Vor- und Nachteile des Wissensmanagements nach ISO 9001:2015

Die Rolle des Wissensmanagements in ISO 9001

Das Wissensmanagement spielt eine zentrale Rolle in der ISO 9001:2015. Es hilft Unternehmen, das Wissen ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen, zu speichern und zu nutzen. Dies ist entscheidend, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu sichern und kontinuierlich zu verbessern.

In der ISO 9001:2015 wird Wissensmanagement als ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems betrachtet. Es unterstützt die Organisation dabei, notwendiges Wissen zu identifizieren und zu bewahren. Dies umfasst sowohl das Wissen, das bereits im Unternehmen vorhanden ist, als auch das Wissen, das neu erworben werden muss.

Durch effektives Wissensmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und dass das Wissen aller Mitarbeiter optimal genutzt wird. Dies trägt dazu bei, Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und Innovationen zu fördern.

Zusammengefasst hilft Wissensmanagement nach ISO 9001 dabei, die Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Anforderungen der ISO 9001:2015 an das Wissensmanagement

Die ISO 9001:2015 stellt spezifische Anforderungen an das Wissensmanagement in Unternehmen. Diese Anforderungen zielen darauf ab, das Wissen systematisch zu erfassen, zu bewahren und zu nutzen, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Hier sind die wichtigsten Anforderungen:

• Wissen bestimmen: Unternehmen müssen das notwendige Wissen identifizieren, das erforderlich ist, um ihre Prozesse zu betreiben und die Konformität ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen.
• Wissen bewahren: Es ist wichtig, dass dieses Wissen erhalten bleibt und nicht verloren geht. Dies kann durch Dokumentation, Schulungen und andere Maßnahmen geschehen.
• Wissen vermitteln: Das vorhandene Wissen muss an die relevanten Mitarbeiter weitergegeben werden. Dies kann durch Schulungen, Meetings oder andere Kommunikationswege erfolgen.
• Wissen aktualisieren: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Wissen aktuell bleibt. Dies erfordert regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen.
• Wissen erweitern: Zusätzliches Wissen muss erworben werden, wenn neue Technologien, Produkte oder Prozesse eingeführt werden.

Diese Anforderungen helfen Unternehmen, ihr Wissen effektiv zu managen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Informationen verfügen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern.

Kapitel 7.1.6: Wissen der Organisation bestimmen und bewahren

Kapitel 7.1.6 der ISO 9001:2015 befasst sich mit dem Wissen der Organisation. Es fordert Unternehmen auf, das notwendige Wissen zu bestimmen, zu bewahren und zugänglich zu machen, um die Konformität ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Hier sind die wichtigsten Punkte dieses Kapitels:

• Wissen bestimmen: Unternehmen müssen das Wissen identifizieren, das für die Durchführung ihrer Prozesse und die Erfüllung der Kundenanforderungen erforderlich ist. Dies umfasst sowohl internes Wissen (z. B. Erfahrungswissen der Mitarbeiter) als auch externes Wissen (z. B. Branchenstandards).
• Wissen bewahren: Das identifizierte Wissen muss so bewahrt werden, dass es nicht verloren geht. Dies kann durch Dokumentation, Datenbanken oder andere Wissensspeicher geschehen.
• Wissen zugänglich machen: Das bewahrte Wissen muss den relevanten Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Dies kann durch Schulungen, interne Kommunikationsplattformen oder Wissensdatenbanken erfolgen.
• Wissen aktualisieren: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Wissen aktuell bleibt. Dies erfordert regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass das Wissen den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen entspricht.

Durch die Umsetzung dieser Anforderungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie über das notwendige Wissen verfügen, um ihre Prozesse effizient zu gestalten und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Dies trägt auch dazu bei, Risiken zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

Kapitel 7.5: Dokumentierte Informationen managen

Kapitel 7.5 der ISO 9001:2015 behandelt das Management dokumentierter Informationen. Es legt fest, wie Unternehmen ihre Dokumente und Aufzeichnungen verwalten sollen, um die Wirksamkeit ihres Qualitätsmanagementsystems sicherzustellen. Hier sind die wichtigsten Anforderungen dieses Kapitels:

• Dokumentation erstellen und pflegen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumente erstellt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies umfasst Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Qualitätsrichtlinien.
• Dokumentenlenkung: Es muss ein System zur Kontrolle der Dokumente vorhanden sein. Dies beinhaltet die Genehmigung von Dokumenten vor ihrer Ausgabe, die Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten sowie die Sicherstellung, dass nur aktuelle Versionen verwendet werden.
• Zugriff und Verfügbarkeit: Dokumentierte Informationen müssen für die relevanten Mitarbeiter zugänglich und leicht auffindbar sein. Dies kann durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem erreicht werden.
• Schutz und Aufbewahrung: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um dokumentierte Informationen vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies umfasst sowohl physische als auch digitale Sicherheitsmaßnahmen.
• Aufbewahrungsfristen: Es müssen klare Regeln für die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten und Aufzeichnungen festgelegt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten die Dokumente sicher entsorgt werden.

Durch die Einhaltung dieser Anforderungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre dokumentierten Informationen stets aktuell, zugänglich und geschützt sind. Dies trägt dazu bei, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu erhöhen und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu sichern.

Seminare und Hilfen zur Umsetzung der Norm

Die Umsetzung der ISO 9001:2015 kann eine Herausforderung sein, insbesondere im Bereich des Wissensmanagements. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Seminare und Hilfen, die Unternehmen dabei unterstützen, die Normanforderungen zu erfüllen und ihr Qualitätsmanagementsystem zu optimieren.

Einige Organisationen bieten spezialisierte Seminare an, die sich auf die praktischen Aspekte der Normumsetzung konzentrieren. Diese Seminare decken Themen wie die Identifikation und Bewahrung von Wissen, die Dokumentenlenkung und die kontinuierliche Verbesserung ab. Sie bieten auch praxisnahe Beispiele und Übungen, um den Teilnehmern zu helfen, das Gelernte in ihrem eigenen Unternehmen anzuwenden.

• Orientierungshilfen: Es gibt umfassende Leitfäden und Handbücher, die detaillierte Erklärungen und Methoden zur Umsetzung der Normanforderungen bieten. Diese Materialien sind oft kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr erhältlich.
• Online-Kurse: Viele Anbieter bieten flexible Online-Kurse an, die es den Teilnehmern ermöglichen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Diese Kurse beinhalten oft Video-Tutorials, interaktive Module und Prüfungen zur Selbstbewertung.
• Beratung und Coaching: Für Unternehmen, die eine intensivere Unterstützung benötigen, gibt es spezialisierte Berater und Coaches. Diese Experten arbeiten eng mit den Unternehmen zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und die Normanforderungen effizient umzusetzen.

Durch die Teilnahme an Seminaren und die Nutzung von Hilfsmitteln können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Anforderungen der ISO 9001:2015 im Bereich Wissensmanagement vollständig erfüllen. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen bei, sondern stärkt auch ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.

Software für ISO 9001-konformes Wissensmanagement

Die richtige Software kann entscheidend dazu beitragen, die Anforderungen der ISO 9001:2015 im Bereich Wissensmanagement zu erfüllen. Spezialisierte Softwarelösungen bieten Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Wissen systematisch zu erfassen, zu speichern und zu verwalten. Hier sind einige der wichtigsten Merkmale solcher Software:

• Wissensdatenbanken: Diese ermöglichen es, Wissen zentral zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Mitarbeiter können schnell auf benötigte Informationen zugreifen und neues Wissen hinzufügen.
• Dokumentenmanagement: Ein integriertes Dokumentenmanagementsystem hilft dabei, alle notwendigen Dokumente zu erstellen, zu aktualisieren und zu verwalten. Es stellt sicher, dass nur aktuelle Versionen verwendet werden und dass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
• Schulungsmanagement: Viele Softwarelösungen bieten Module für das Schulungsmanagement. Diese helfen dabei, Schulungsbedarfe zu identifizieren, Schulungen zu planen und die Teilnahme zu dokumentieren.
• Versionskontrolle: Diese Funktion stellt sicher, dass alle Änderungen an Dokumenten und Wissenseinträgen nachvollziehbar sind. So können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.
• Zugriffsrechte: Durch die Verwaltung von Zugriffsrechten können Unternehmen sicherstellen, dass nur befugte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen oder Änderungen vornehmen können.

Einige bekannte Anbieter von Softwarelösungen für ISO 9001-konformes Wissensmanagement sind:

• Confluence: Ein weit verbreitetes Tool für Wissensmanagement und Zusammenarbeit, das viele der oben genannten Funktionen bietet.
• SharePoint: Eine Plattform von Microsoft, die umfangreiche Dokumentenmanagement- und Kollaborationsfunktionen bietet.
• Bitrix24: Eine umfassende Business-Management-Plattform, die auch Module für Wissens- und Dokumentenmanagement enthält.

Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen können Unternehmen ihre Wissensmanagementprozesse effizienter gestalten und sicherstellen, dass sie die Anforderungen der ISO 9001:2015 vollständig erfüllen. Dies trägt nicht nur zur Qualitätssicherung bei, sondern fördert auch die kontinuierliche Verbesserung und Innovation.

Fazit

Die Umsetzung der ISO 9001:2015 im Bereich Wissensmanagement ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Sie hilft, das notwendige Wissen systematisch zu erfassen, zu bewahren und zu nutzen, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Durch die Einhaltung der Normanforderungen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Risiken minimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.

Kapitel 7.1.6 und 7.5 der ISO 9001:2015 bieten klare Richtlinien für das Management von Wissen und dokumentierten Informationen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Anforderungen erfüllen, um die Konformität ihrer Prozesse zu gewährleisten. Seminare, Orientierungshilfen und spezialisierte Softwarelösungen können dabei wertvolle Unterstützung bieten.

Insgesamt trägt ein effektives Wissensmanagement nach ISO 9001:2015 dazu bei, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu erhöhen und die kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Unternehmen, die diese Anforderungen erfolgreich umsetzen, sind besser gerüstet, um den Herausforderungen des Marktes zu begegnen und langfristig erfolgreich zu sein.

Nützliche Links zum Thema

• Wissensmanagement am Beispiel der ISO 9001:2015 - QZ-online
• Wissensmanagement nach ISO 9001: Ratgeber für die Praxis
• Wissensmanagement und ISO 9001 - DGQ Blog

Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement nach ISO 9001